จัดการคลังสินค้าบนแท็บเล็ต ทำได้แค่ไหน? ตั้งแต่รับสินค้า เช็กสต๊อก ไปจนถึงจัดส่ง

เมื่อพูดถึงการ จัดการคลังสินค้า หลายคนอาจนึกถึงคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ เครื่องสแกนบาร์โค้ด และพนักงานที่ต้องเดินกลับไปกลับมาระหว่างชั้นวางสินค้ากับโต๊ะทำงาน แต่ปัจจุบันระบบคลังสินค้าเริ่มเปลี่ยนไป เพราะอุปกรณ์พกพาอย่าง แท็บเล็ต Android สามารถนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานภายในคลังได้มากขึ้น

คำถามคือ ถ้าใช้แท็บเล็ตเพียงเครื่องเดียว เราสามารถจัดการงานในคลังสินค้าได้มากแค่ไหน? สามารถเช็กสต๊อกได้หรือไม่? รับสินค้าเข้าคลังได้ไหม? ใช้กับระบบ WMS หรือ ERP ได้หรือเปล่า? แล้วงานประเภทไหนควรใช้แท็บเล็ตแทนคอมพิวเตอร์?

คำตอบคือ แท็บเล็ตสามารถเข้ามาช่วยงานคลังได้หลายขั้นตอน ตั้งแต่การตรวจสอบข้อมูลสินค้า รับสินค้า ตรวจนับสต๊อก จัดการตำแหน่งจัดเก็บ ติดตามงาน ไปจนถึงตรวจสอบข้อมูลก่อนจัดส่ง โดยความสามารถจริงจะขึ้นอยู่กับระบบและแอปพลิเคชันที่องค์กรนำมาใช้งานร่วมกัน

ทำไมคลังสินค้าถึงเริ่มใช้แท็บเล็ตมากขึ้น?

ข้อจำกัดสำคัญของคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะคือ “ตำแหน่ง” คอมพิวเตอร์อาจมีประสิทธิภาพสูงและใช้งานระบบได้ครบ แต่ไม่สามารถถือเดินไปตามชั้นวางสินค้าได้

สมมติว่าพนักงานกำลังตรวจสอบสินค้าที่อยู่ห่างจากโต๊ะทำงาน 50 เมตร หากต้องการเช็กข้อมูลบางอย่าง พนักงานอาจต้องจดรหัสสินค้า เดินกลับไปเปิดระบบ ตรวจสอบข้อมูล แล้วเดินกลับมาที่สินค้าอีกครั้ง

หากเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวอาจไม่ใช่ปัญหาใหญ่ แต่หากเกิดขึ้นหลายสิบหรือหลายร้อยครั้งต่อวัน เวลาที่ใช้ในการเดินและค้นหาข้อมูลจะสะสมเป็นต้นทุนการทำงานจำนวนมาก แท็บเล็ตจึงเข้ามาแก้ปัญหานี้ด้วยแนวคิดง่าย ๆ คือ

แท็บเล็ตใช้จัดการคลังสินค้าได้จริงหรือ?

คำตอบคือ ได้ แต่ต้องแยกให้ออกระหว่าง “ตัวแท็บเล็ต” กับ “ระบบจัดการคลังสินค้า”

แท็บเล็ตเป็นอุปกรณ์สำหรับแสดงผล รับข้อมูล และเชื่อมต่อกับระบบ

ส่วนข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนสินค้า ตำแหน่งจัดเก็บ ใบสั่งซื้อ หรือสถานะการทำงาน มักอยู่ในระบบ เช่น WMS, ERP, Inventory Management System หรือซอฟต์แวร์ที่องค์กรพัฒนาขึ้นเอง

ดังนั้น การซื้อแท็บเล็ตมาเพียงเครื่องเดียวไม่ได้ทำให้คลังกลายเป็นระบบดิจิทัลทันที แต่หากองค์กรมีระบบที่รองรับการใช้งานบน Android หรือผ่าน Web Application อยู่แล้ว แท็บเล็ตสามารถกลายเป็นจุดเชื่อมระหว่างระบบหลังบ้านกับพนักงานที่ทำงานอยู่ในพื้นที่คลังได้

1. ใช้แท็บเล็ตสำหรับรับสินค้าเข้าคลัง

ขั้นตอนแรกที่สามารถนำแท็บเล็ตเข้ามาช่วยได้คือ Receiving หรือการรับสินค้าเข้าคลัง เมื่อซัพพลายเออร์นำสินค้ามาส่ง พนักงานสามารถเปิดรายการ Purchase Order หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องบนแท็บเล็ตเพื่อตรวจสอบสินค้าได้

แทนที่จะถือเอกสารกระดาษหลายแผ่น พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลจากหน้าจอ เช่น รายการสินค้า จำนวนที่สั่ง จำนวนที่ได้รับ หรือสถานะการรับสินค้า

หากระบบและอุปกรณ์เสริมรองรับการอ่านบาร์โค้ด ก็สามารถออกแบบ Workflow ให้ใช้ข้อมูลจากบาร์โค้ดมาช่วยตรวจสอบสินค้าได้อีกด้วย เมื่อพบว่าสินค้าขาด เกิน หรือผิดรายการ พนักงานสามารถบันทึกข้อมูลตามกระบวนการขององค์กรได้ตั้งแต่พื้นที่ Receiving ช่วยลดปัญหาการจดข้อมูลไว้ก่อนแล้วค่อยนำกลับไปกรอกในระบบอีกครั้ง

2. ตรวจสอบสต๊อกสินค้าได้จากพื้นที่คลัง

หนึ่งในประโยชน์ที่เห็นได้ชัดของ แท็บเล็ตสำหรับคลังสินค้า คือการเข้าถึงข้อมูลสต๊อกได้จากจุดปฏิบัติงาน ตัวอย่างเช่น พนักงานพบสินค้ารายการหนึ่งบนชั้นและต้องการทราบว่าในระบบมีจำนวนเท่าไร

หากใช้คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ อาจต้องเดินกลับไปค้นหา แต่ถ้ามีแท็บเล็ตที่เชื่อมต่อกับระบบ Inventory ขององค์กร พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลจากพื้นที่คลังได้

ในระบบที่ออกแบบไว้เหมาะสม อาจสามารถดูข้อมูลได้มากกว่าจำนวนสินค้า เช่น ตำแหน่งจัดเก็บ สถานะสินค้า Lot หรือข้อมูลอื่นที่องค์กรกำหนด ช่วยให้การตัดสินใจหน้างานทำได้รวดเร็วขึ้น

3. ใช้แท็บเล็ตช่วยนับสต๊อก

การนับสต๊อกสินค้า เป็นอีกงานที่แท็บเล็ตสามารถเข้ามามีบทบาทได้ วิธีดั้งเดิมคือพิมพ์รายการสินค้าออกมาเป็นกระดาษ ให้พนักงานเดินนับและจดจำนวน จากนั้นนำกระดาษกลับมาคีย์ข้อมูลเข้าคอมพิวเตอร์

เท่ากับข้อมูลเดียวกันถูกบันทึกอย่างน้อยสองครั้ง ครั้งแรกจดลงกระดาษ ครั้งที่สองกรอกเข้าระบบ ทุกครั้งที่มีการเขียนหรือพิมพ์ใหม่ ก็มีโอกาสเกิด Human Error หากระบบรองรับการตรวจนับผ่านแท็บเล็ต พนักงานสามารถเปิดรายการสินค้า ตรวจสอบ และบันทึกจำนวนที่พบจริงได้จากชั้นวางสินค้า จึงช่วยลดขั้นตอนการนำข้อมูลกลับมากรอกซ้ำ

4. ใช้ทำ Cycle Count ได้สะดวกขึ้น

คลังสินค้าขนาดใหญ่ไม่จำเป็นต้องรอจนถึงสิ้นเดือนหรือสิ้นปีเพื่อทำ Stock Count ทั้งคลัง หลายองค์กรใช้วิธี Cycle Count คือแบ่งพื้นที่หรือกลุ่มสินค้าออกมาตรวจนับตามรอบ

เช่น วันนี้ตรวจโซน A วันพรุ่งนี้ตรวจโซน B หรือกำหนดให้สินค้าที่มีการเคลื่อนไหวสูงถูกตรวจสอบบ่อยกว่าสินค้าที่ขายช้า แท็บเล็ตสามารถช่วยให้พนักงานเปิดรายการตรวจนับของแต่ละโซนและบันทึกผลจากพื้นที่จริงได้ เมื่อการเริ่มต้นตรวจนับไม่ต้องเตรียมกระดาษจำนวนมาก การทำ Cycle Count ก็สามารถจัดการได้คล่องตัวขึ้น

5. ตรวจสอบตำแหน่งจัดเก็บสินค้า

ปัญหาหนึ่งของคลังขนาดใหญ่คือ “ในระบบบอกว่ามีสินค้า แต่ไม่รู้ว่าสินค้าอยู่ตรงไหน” หากคลังมีการกำหนด Location, Rack, Shelf หรือ Bin อย่างชัดเจน ระบบ WMS สามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้ช่วยระบุตำแหน่งสินค้าได้

พนักงานสามารถใช้แท็บเล็ตเปิดข้อมูลและดูว่าสินค้าที่ต้องการควรอยู่บริเวณใด เช่น Warehouse A → Rack 05 → Shelf 03 → Bin 02 แทนที่จะเดินค้นหาทั่วทั้งคลัง พนักงานสามารถไปยังตำแหน่งที่ระบบระบุไว้ก่อน ยิ่งคลังมีขนาดใหญ่ การจัดการ Location อย่างเป็นระบบยิ่งมีความสำคัญ

6. ช่วยงาน Putaway หลังรับสินค้า

หลังจากรับสินค้าเข้าคลังแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ Putaway หรือการนำสินค้าไปจัดเก็บ

แท็บเล็ตสามารถใช้แสดงข้อมูลหรือคำสั่งงานให้พนักงานทราบว่าสินค้าควรถูกนำไปเก็บที่ตำแหน่งใด ตามความสามารถของระบบ WMS ที่ใช้งาน พนักงานจึงไม่จำเป็นต้องจำตำแหน่งสินค้าทั้งหมดด้วยตัวเอง

แนวทางนี้มีประโยชน์มากเมื่อคลังมีสินค้าหลายพัน SKU หรือมีพนักงานใหม่ เพราะการทำงานไม่ต้องพึ่งพาความจำของคนเพียงอย่างเดียว

7. ใช้กับงาน Picking หรือหยิบสินค้า

เมื่อมีคำสั่งซื้อเข้ามา พนักงานคลังต้องเดินหยิบสินค้าตามรายการ

หากใช้กระดาษ พนักงานอาจได้รับ Picking List ที่มีรหัสสินค้า จำนวน และตำแหน่งจัดเก็บ แต่หากระบบรองรับแท็บเล็ต สามารถเปลี่ยน Picking List ให้เป็นรายการดิจิทัลได้

พนักงานสามารถดูว่าสินค้ารายการต่อไปคืออะไร ต้องหยิบจำนวนเท่าไร และอยู่ที่ตำแหน่งใด เมื่อหยิบเรียบร้อยแล้ว สามารถอัปเดตสถานะตาม Workflow ของระบบ ช่วยลดการถือกระดาษหลายแผ่น และทำให้ข้อมูลการทำงานถูกส่งกลับเข้าสู่ระบบได้ง่ายขึ้น

8. ใช้ตรวจสอบงานก่อน Packing และ Shipping

ก่อนสินค้าจะออกจากคลัง ยังมีขั้นตอนสำคัญคือการตรวจสอบความถูกต้อง

พนักงานอาจต้องเช็กว่าออเดอร์นี้มีสินค้าครบหรือไม่ จำนวนถูกต้องหรือไม่ และพร้อมจัดส่งหรือยัง แท็บเล็ตสามารถใช้เปิดข้อมูลคำสั่งซื้อหรือสถานะการจัดส่งเพื่อช่วยตรวจสอบรายการได้

หากระบบขององค์กรมีการเชื่อมต่อข้อมูลตั้งแต่ Picking ไปจนถึง Packing และ Shipping พนักงานแต่ละจุดก็สามารถดูข้อมูลจากระบบชุดเดียวกันได้ ช่วยลดปัญหาการใช้เอกสารหลายชุดที่ข้อมูลอาจไม่ตรงกัน

9. ดู Dashboard และสถานะงานในคลัง

ข้อดีของหน้าจอแท็บเล็ตคือมีพื้นที่แสดงข้อมูลมากกว่าเครื่องสแกนมือถือขนาดเล็ก จึงเหมาะกับงานที่ต้องดูข้อมูลหลายรายการพร้อมกัน เช่น Dashboard, รายการงาน, รายงานสต๊อก หรือสถานะคำสั่งซื้อ

หัวหน้าคลังสามารถถือแท็บเล็ตเดินตรวจพื้นที่ พร้อมดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากระบบได้ ตัวอย่างเช่น จำนวนงานที่ยังรอ Picking จำนวนสินค้าที่รอ Putaway รายการที่ยังรับสินค้าไม่เสร็จ หรือปัญหาที่ต้องตรวจสอบ

แท็บเล็ตจึงไม่ได้เหมาะเฉพาะพนักงานที่ทำงานกับสินค้า แต่สามารถใช้เป็นอุปกรณ์สำหรับ Supervisor หรือผู้จัดการคลังได้ด้วย

แท็บเล็ตกับเครื่องสแกนมือถือ แบบไหนเหมาะกับงานคลังมากกว่า?

คำตอบคือ ไม่มีอุปกรณ์ชนิดใดเหมาะกับทุกงาน

เครื่องสแกนมือถือแบบ Handheld มักเหมาะกับงานที่ต้องเดินและสแกนบาร์โค้ดจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง เพราะขนาดกะทัดรัดและถูกออกแบบมาให้ถือทำงานได้คล่องตัว

ขณะที่แท็บเล็ตมีข้อได้เปรียบเรื่องขนาดหน้าจอ หากต้องดูเอกสาร เปิดรายละเอียดสินค้า กรอกข้อมูลหลายช่อง ตรวจ Dashboard หรือใช้งานแอปพลิเคชันที่มีรายละเอียดมาก หน้าจอขนาดใหญ่จะช่วยให้ใช้งานสะดวกกว่า

ดังนั้น คลังสินค้าบางแห่งอาจไม่ได้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่ใช้ทั้งสองประเภทตามลักษณะงาน

แล้วแท็บเล็ตทั่วไปใช้ในคลังได้ไหม?

แท็บเล็ตทั่วไปสามารถใช้งานซอฟต์แวร์หลายประเภทได้ แต่ก่อนนำมาใช้ในคลังควรพิจารณาสภาพแวดล้อมการทำงานจริงด้วย

คลังสินค้าไม่ได้มีสภาพเหมือนสำนักงาน พนักงานอาจต้องถืออุปกรณ์เดินตลอดวัน มีโอกาสเกิดการกระแทกหรือตก รวมถึงอาจต้องติดตั้งอุปกรณ์บนรถเข็น โต๊ะทำงาน หรือจุดปฏิบัติงานต่าง ๆ

หากเป็นงานที่ใช้งานต่อเนื่องในภาคธุรกิจ จึงควรพิจารณา แท็บเล็ตอุตสาหกรรม ที่ออกแบบมาให้เหมาะกับลักษณะงานดังกล่าว

iData P1 อีกทางเลือกของแท็บเล็ต Android สำหรับงานอุตสาหกรรม

ตัวอย่างอุปกรณ์ในกลุ่มนี้คือ iData P1 แท็บเล็ต Android สำหรับงานอุตสาหกรรมที่มาพร้อมหน้าจอขนาด 10.1 นิ้ว

จุดเด่นคือการออกแบบให้มีตัวเครื่องบางแต่คำนึงถึงความแข็งแรงและการใช้งานเชิงธุรกิจ พร้อมรองรับอุปกรณ์เสริมภายนอกในหลายตำแหน่ง ทั้งด้านหลัง ด้านล่าง และด้านขวา จึงสามารถประยุกต์รูปแบบการใช้งานได้ทั้งแบบถือเคลื่อนที่และติดตั้งประจำจุดตามอุปกรณ์เสริมและระบบที่เลือกใช้

ลักษณะนี้เหมาะกับงานที่ต้องการหน้าจอขนาดใหญ่ เช่น การจัดการคลังสินค้า การจัดการร้านค้า การผลิต และการตรวจสอบอุปกรณ์

สำหรับงานคลัง iData P1 จึงสามารถนำไปพิจารณาเป็นอุปกรณ์สำหรับเปิดระบบ WMS, ERP หรือแอปพลิเคชันที่องค์กรใช้งานได้ หากซอฟต์แวร์ดังกล่าวรองรับสภาพแวดล้อม Android และรูปแบบการเชื่อมต่อที่ต้องการ

หน้าจอ 10.1 นิ้วมีประโยชน์กับงานคลังอย่างไร?

ในบางงาน “ข้อมูลที่มองเห็นพร้อมกัน” สำคัญกว่าความเล็กของอุปกรณ์

ตัวอย่างเช่น หน้ารับสินค้าอาจต้องดูเลข Purchase Order ชื่อสินค้า รหัส จำนวนที่สั่ง จำนวนที่รับ และหมายเหตุพร้อมกัน หากหน้าจอเล็กมาก ผู้ใช้อาจต้องเลื่อนหน้าจอหรือสลับหน้าไปมา

หน้าจอขนาดใหญ่ขึ้นช่วยให้สามารถออกแบบ User Interface ให้แสดงข้อมูลได้มากขึ้น และเหมาะกับงานที่ต้องกรอกข้อมูลหรืออ่านรายละเอียดหลายส่วน

นี่คือจุดที่แท็บเล็ตอุตสาหกรรมสามารถเข้ามาเสริม Mobile Computer ขนาดเล็กได้

ใช้แท็บเล็ตแบบติดตั้งประจำจุดก็ได้

คำว่า “แท็บเล็ต” ไม่ได้หมายความว่าจะต้องถือเดินตลอดเวลา

ในคลังสามารถนำแท็บเล็ตไปประยุกต์ใช้เป็นหน้าจอประจำจุดได้ เช่น จุด Receiving จุด Packing จุดตรวจสอบสินค้า หรือบนรถเข็นทำงาน ตามรูปแบบอุปกรณ์ติดตั้งที่รองรับ

ข้อดีคือสามารถออกแบบสถานีทำงานให้มีขนาดกะทัดรัดกว่าการติดตั้งคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเต็มชุดในบางสถานการณ์ขณะเดียวกัน หากต้องการเคลื่อนย้าย ก็ยังสามารถนำอุปกรณ์ออกไปใช้งานตามรูปแบบที่ระบบและอุปกรณ์รองรับ

แท็บเล็ตช่วยให้คลังเป็น Paperless ได้หรือไม่?

หนึ่งในเป้าหมายของการนำแท็บเล็ตมาใช้คือการลดการพึ่งพาเอกสารกระดาษ

Picking List, Stock Count Sheet, Receiving List หรือรายการตรวจสอบบางประเภทสามารถเปลี่ยนเป็นข้อมูลดิจิทัลได้ หากระบบขององค์กรรองรับ

แต่การทำ Paperless ไม่ได้หมายถึงเพียงนำไฟล์ PDF มาเปิดบนแท็บเล็ตแทนการพิมพ์กระดาษ สิ่งที่มีประสิทธิภาพกว่าคือการทำให้ข้อมูลสามารถถูกบันทึกและอัปเดตกลับเข้าสู่ระบบได้โดยตรง เมื่อพนักงานทำงานเสร็จ ระบบควรรับรู้สถานะได้ตาม Workflow ที่ออกแบบไว้

นี่คือความแตกต่างระหว่าง “ใช้แท็บเล็ตดูเอกสาร” กับ “ใช้แท็บเล็ตเป็นส่วนหนึ่งของระบบคลังสินค้า”

ก่อนนำแท็บเล็ตมาใช้ ต้องดูระบบก่อนดูเครื่อง

จุดสำคัญที่สุดคือ Hardware เพียงอย่างเดียวไม่สามารถแก้ปัญหาคลังได้ทั้งหมด ก่อนเลือกแท็บเล็ต ควรถามก่อนว่าปัจจุบันองค์กรใช้ระบบอะไร

เป็น WMS, ERP, POS หรือระบบที่พัฒนาขึ้นเอง?

ระบบรองรับ Android หรือไม่?

สามารถใช้งานผ่าน Browser ได้หรือเปล่า?

ต้องเชื่อมต่อกับเครื่องสแกน เครื่องพิมพ์ หรืออุปกรณ์อื่นหรือไม่?

ต้องทำงานแบบออนไลน์ตลอดเวลาหรือมี Offline Mode?

Wi-Fi ภายในคลังครอบคลุมพื้นที่หรือไม่?

เมื่อเข้าใจ Workflow เหล่านี้แล้ว จึงค่อยเลือกอุปกรณ์ที่เหมาะสม

สรุป: จัดการคลังสินค้าบนแท็บเล็ต ทำได้มากกว่าที่คิด

คำตอบของคำถามว่า “จัดการคลังสินค้าบนแท็บเล็ต ทำได้แค่ไหน?” คือ สามารถทำได้ตั้งแต่การเข้าถึงข้อมูลพื้นฐานไปจนถึงการเป็นอุปกรณ์สำคัญใน Workflow ของคลัง ขึ้นอยู่กับระบบซอฟต์แวร์ที่นำมาใช้งานร่วมกัน

แท็บเล็ตสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงาน รับสินค้าเข้าคลัง ตรวจสอบสต๊อก นับสินค้า ทำ Cycle Count ดูตำแหน่งจัดเก็บ ทำ Putaway เปิด Picking List ตรวจสอบก่อน Packing และติดตามสถานะงาน

ข้อได้เปรียบสำคัญคือหน้าจอขนาดใหญ่และความสามารถในการเคลื่อนย้าย ทำให้ข้อมูลจากระบบหลังบ้านสามารถถูกนำไปใช้งานใกล้กับพื้นที่ปฏิบัติงานจริงมากขึ้น

สำหรับองค์กรที่ต้องการอุปกรณ์ Android สำหรับงานลักษณะนี้ iData P1 เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกในกลุ่มแท็บเล็ตอุตสาหกรรม ด้วยหน้าจอขนาด 10.1 นิ้ว และแนวทางการออกแบบที่รองรับทั้งการใช้งานแบบเคลื่อนที่และการติดตั้งร่วมกับอุปกรณ์เสริม

อย่างไรก็ตาม หัวใจสำคัญไม่ใช่การเปลี่ยนจากคอมพิวเตอร์มาเป็นแท็บเล็ตเพียงอย่างเดียว แต่คือการออกแบบให้ คน อุปกรณ์ และระบบคลังสินค้าเชื่อมต่อกัน เมื่อพนักงานสามารถเปิดข้อมูลและบันทึกงานได้จากจุดที่กำลังทำงานจริง ขั้นตอนที่เคยต้องจดกระดาษ เดินกลับไปที่คอมพิวเตอร์ และคีย์ข้อมูลซ้ำ ก็สามารถลดลงได้ และนั่นคือจุดที่ แท็บเล็ตสำหรับจัดการคลังสินค้า สามารถช่วยเปลี่ยนจากการ “เดินหาข้อมูล” ไปสู่การ “มีข้อมูลพร้อมใช้ตรงจุดทำงาน” ทำให้การบริหารคลังมีความคล่องตัว ตรวจสอบง่าย และรองรับการเติบโตของธุรกิจได้มากขึ้น